📋 전자결재 시스템 메뉴얼

🎯 1. 시스템 개요

전자결재 시스템이란?

그누보드 기반의 전자결재 시스템은 조직 내 문서 결재 과정을 전자화하여 효율성을 높이고 관리를 체계화할 수 있는 웹 기반 솔루션입니다.

시스템 요구사항

구분	최소 요구사항	권장 요구사항
PHP 버전	PHP 5.6 이상	PHP 7.4 이상
MySQL	MySQL 5.6 이상	MySQL 8.0 이상
그누보드	그누보드 5.x	그누보드 5.4 이상
웹서버	Apache 2.x 또는 Nginx	Apache 2.4 또는 Nginx 1.18

🛠️ 2. 설치 및 설정

설치 과정

1. 파일 업로드
   approval 폴더를 그누보드 루트 디렉토리에 업로드합니다.
2. 설치 페이지 접속
   웹브라우저에서 http://yourdomain.com/approval/install.php에 접속합니다.
3. 시스템 요구사항 확인
   설치 페이지에서 자동으로 시스템 요구사항을 검사합니다.
4. 데이터베이스 테이블 생성
   "설치 시작" 버튼을 클릭하여 필요한 테이블들을 자동 생성합니다.
5. 설치 완료
   설치 완료 후 보안을 위해 install.php 파일을 삭제합니다.

초기 설정

부서 설정

시스템 설치 후 기본 부서들이 자동으로 생성됩니다:

• CEO - 대표이사
• MGMT - 경영지원팀
• HR - 인사팀
• FIN - 재무팀
• IT - IT팀
• SALES - 영업팀
• MKT - 마케팅팀
• DEV - 개발팀

사용자 부서 설정

각 사용자의 부서 정보는 그누보드 회원 관리에서 여분필드10에 부서코드를 입력하여 설정합니다.

🚀 3. 시작하기

첫 번째 문서 작성하기

1. 시스템 접속
   그누보드에 로그인 후 /approval/ 경로로 접속합니다.
2. 대시보드 확인
   메인 대시보드에서 현재 상태를 확인할 수 있습니다.
3. 새 문서 작성
   "새 문서 작성" 버튼을 클릭하거나 문서 유형별 바로가기를 이용합니다.
4. 결재선 설정
   문서에 적합한 결재자들을 순서대로 지정합니다.
5. 문서 작성 완료
   내용 작성 후 임시저장 또는 상신을 선택합니다.

결재 처리하기

1. 결재 대기 확인
   대시보드 또는 "결재 대기" 메뉴에서 처리할 문서를 확인합니다.
2. 문서 검토
   문서 내용, 첨부파일, 지출 내역 등을 꼼꼼히 검토합니다.
3. 결재 처리
   승인 또는 반려를 선택하고 필요시 의견을 입력합니다.

⚡ 4. 주요 기능

문서 관리 기능

지원하는 문서 유형

문서 유형	코드	설명	특별 기능
지출결의서	EXPENSE_REPORT	업무 관련 지출 승인 요청	지출 항목별 관리, 자동 합계
업무협조전	COOPERATION_REQUEST	타 부서 업무 협조 요청	-
품의서	PROPOSAL	제안 및 의사결정 요청	-
휴가신청서	VACATION_REQUEST	휴가 사용 신청	-
구매요청서	PURCHASE_REQUEST	물품 구매 요청	-

문서 상태

상태	설명	가능한 액션
임시저장 (DRAFT)	작성 중인 문서	수정, 삭제, 상신
결재대기 (PENDING)	결재 진행 중인 문서	조회, 결재취소
승인완료 (APPROVED)	모든 결재가 완료된 문서	조회, 인쇄
반려 (REJECTED)	결재가 거부된 문서	수정, 삭제, 재상신
취소 (CANCELLED)	취소된 문서	조회

결재선 관리

지출결의서 특별 기능

• 지출 항목별 관리: 날짜, 비용구분, 내용, 사용처, 결제수단, 금액 등 상세 관리
• 자동 합계 계산: 모든 지출 항목의 합계 자동 계산
• 비용 구분: 식비, 교통비, 숙박비, 사무용품비, 접대비, 통신비, 기타
• 결제 수단: 법인카드, 개인카드(선지급), 현금, 계좌이체

알림 시스템

• 결재 요청 알림: 새로운 결재 문서가 도착했을 때
• 결재 완료 알림: 결재가 승인/반려되었을 때
• 참조 알림: 참조자로 지정되었을 때
• 최종 완료 알림: 모든 결재가 완료되었을 때

📖 5. 사용자 가이드

문서 작성하기

1. 메인 화면에서 "새 문서 작성" 클릭
   또는 문서 유형별 바로가기 버튼 클릭
2. 작성자 정보 확인
   • 작성자: 자동으로 현재 로그인 사용자로 설정
   • 부서: 회원정보의 부서 설정 확인 및 선택
3. 결재선 설정
   • 결재자를 순서대로 지정 (최소 1명 이상)
   • 결재/합의 구분 선택
   • 참조자 지정 (선택사항)
   • 결재선 템플릿 저장/불러오기 가능
4. 문서 정보 입력
   • 문서 종류 선택 (지출결의서, 업무협조전 등)
   • 문서 제목 입력 (필수)
   • 문서 내용 작성
5. 지출결의서 특별 항목 (해당시)
   • 지출 항목 추가/삭제
   • 각 항목별 상세 정보 입력
   • 자동 합계 확인
6. 첨부파일 업로드 (선택사항)
   • 지원 형식: JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, HWP
   • 최대 10MB, 10개까지 업로드 가능
7. 문서 저장/상신
   • 임시저장: 나중에 수정 가능
   • 상신: 결재 프로세스 시작

문서 조회 및 관리

내 문서 관리

• 내 문서: 내가 작성한 모든 문서
• 결재 대기: 내가 결재해야 할 문서
• 전체 문서: 권한이 있는 모든 문서

검색 및 필터링

• 문서 유형별 필터
• 문서 상태별 필터
• 날짜 범위 검색
• 제목/내용/작성자 검색

결재 처리하기

1. 결재 대기 문서 확인
   • 대시보드의 "결재 대기" 영역
   • "결재 대기" 메뉴 클릭
   • 실시간 알림 확인
2. 문서 내용 검토
   • 문서 제목 및 내용 확인
   • 첨부파일 검토
   • 지출 내용 및 금액 확인 (지출결의서)
   • 결재선 및 이전 결재 의견 확인
3. 결재 처리
   • 승인: "승인" 버튼 클릭 후 의견 입력 (선택)
   • 반려: "반려" 버튼 클릭 후 반려 사유 입력 (필수)
4. 결재 취소 (필요시)
   • 이미 승인한 문서에 대해 다음 결재자가 처리하기 전까지 취소 가능
   • 취소 사유 입력 필수

문서 인쇄하기

1. 문서 상세보기에서 "인쇄" 버튼 클릭
   또는 Ctrl+P 단축키 사용
2. 인쇄 미리보기 확인
   • 공문서 형태의 깔끔한 레이아웃
   • 결재선 및 서명란 포함
   • 지출 내역 표 정리 (지출결의서)
3. 프린터 설정 후 인쇄
   • A4 용지 권장
   • 여백: 상단 10mm, 좌우하단 15mm

🛡️ 6. 관리자 가이드

시스템 관리

부서 관리

작업	방법	주의사항
부서 추가	g5_ea_departments 테이블에 직접 INSERT	dept_code는 고유값, 영문 대문자 권장
부서 수정	해당 레코드 UPDATE	dept_code 변경 시 기존 문서 영향 확인
부서 비활성화	dept_status를 'INACTIVE'로 변경	기존 사용자들의 부서 재배정 필요

사용자 부서 설정

1. 그누보드 관리자 페이지 접속
   /admin/ 경로로 접속
2. 회원 관리 → 회원 목록
   부서를 설정할 회원 선택
3. 회원 정보 수정
   여분필드10에 부서코드 입력 (예: HR, FIN, DEV)
4. 저장 후 확인
   해당 사용자가 전자결재 시스템에서 부서 정보 확인

데이터베이스 관리

주요 테이블 구조

테이블명	용도	주요 필드
g5_ea_documents	문서 기본 정보	doc_id, mb_id, doc_title, doc_type, doc_status
g5_ea_lines	결재선 정보	line_id, doc_id, approver_mb_id, line_status
g5_ea_expense_items	지출 항목	item_id, doc_id, amount, expense_type
g5_ea_files	첨부파일	file_id, doc_id, original_name, file_path
g5_ea_departments	부서 정보	dept_id, dept_code, dept_name, dept_status

백업 및 복구

보안 관리

• 파일 업로드 보안: 허용 확장자 제한, 파일 크기 제한
• SQL 인젝션 방지: 모든 사용자 입력에 대한 검증
• CSRF 방지: 토큰 기반 요청 검증
• 세션 보안: HTTP-only 쿠키, 보안 세션 설정
• 디렉토리 보안: .htaccess 파일을 통한 직접 접근 차단

🔧 7. 문제 해결

자주 발생하는 문제

한글 깨짐 문제

해결 방법:

1. 인코딩 진단 도구 실행
   /approval/encoding_check.php 접속하여 문제 진단
2. MySQL 인코딩 수정
   진단 도구에서 "MySQL 인코딩 즉시 수정" 버튼 클릭
3. PHP 설정 확인
   php.ini에서 다음 설정 확인:
   default_charset = "UTF-8" mbstring.internal_encoding = UTF-8 mbstring.http_output = UTF-8

파일 업로드 실패

해결 방법:

• 파일 크기 확인: 최대 10MB까지 업로드 가능
• 파일 형식 확인: 허용된 확장자인지 확인
• 디렉토리 권한: /data/approval/files/ 디렉토리 쓰기 권한 확인
• PHP 설정: upload_max_filesize, post_max_size 설정 확인

결재 처리 불가

해결 방법:

• 결재 순서 확인: 이전 결재자가 승인했는지 확인
• 권한 확인: 해당 문서의 결재자로 지정되었는지 확인
• 문서 상태 확인: 문서가 '결재대기' 상태인지 확인
• 브라우저 새로고침: 페이지를 새로고침하여 재시도

에러 메시지별 해결 방법

에러 메시지	원인	해결 방법
"_common.php not found"	그누보드 연동 실패	그누보드 경로 확인, _common.php 파일 존재 여부 확인
"전자결재 시스템이 설치되지 않았습니다"	데이터베이스 테이블 미생성	install.php 실행하여 테이블 생성
"로그인이 필요합니다"	세션 만료 또는 미로그인	그누보드에 다시 로그인
"결재 권한이 없습니다"	결재자가 아니거나 순서가 아님	결재선 확인, 이전 결재 완료 여부 확인

❓ 8. 자주 묻는 질문

Q1. 결재 순서를 변경할 수 있나요?

A: 임시저장 상태에서는 결재선을 자유롭게 수정할 수 있습니다. 이미 상신된 문서는 결재선 변경이 불가능합니다.

Q2. 긴급 결재는 어떻게 요청하나요?

A: 문서 제목에 [긴급] 표시를 추가하시면 우선 처리됩니다. 시스템에서 자동으로 긴급 문서로 분류합니다.

Q3. 반려된 문서는 어떻게 처리하나요?

A: 반려 사유를 확인 후 문서를 수정하여 다시 상신할 수 있습니다. 반려된 문서는 삭제도 가능합니다.

Q4. 결재 후 취소할 수 있나요?

A: 다음 결재자가 아직 처리하지 않은 경우에만 취소 가능합니다. 취소 시 사유 입력이 필요합니다.

Q5. 여러 명이 동시에 결재할 수 있나요?

A: 현재 시스템은 순차 결재만 지원합니다. 동일한 순서에 여러 결재자를 지정하면 모두 승인해야 다음 단계로 진행됩니다.

Q6. 첨부파일 용량 제한은 어떻게 되나요?

A: 파일당 최대 10MB, 문서당 최대 10개 파일까지 첨부 가능합니다. 대용량 파일은 압축하여 업로드하세요.

Q7. 모바일에서 사용할 수 있나요?

A: 네, 반응형 디자인으로 모바일에서도 사용 가능합니다. 다만 복잡한 문서 작성은 PC 사용을 권장합니다.

Q8. 삭제된 문서를 복구할 수 있나요?

A: 시스템에서 삭제된 문서는 복구가 불가능합니다. 중요한 문서는 삭제 전 백업을 권장합니다.

⌨️ 9. 키보드 단축키

페이지	단축키	기능
공통	Ctrl + N	새 문서 작성
	Ctrl + L	문서 목록
	Ctrl + P	인쇄 또는 결재 대기함
문서 작성	Ctrl + S	임시저장
	Ctrl + Enter	상신
	ESC	작성 취소 확인
문서 조회	A	승인 (결재 권한 있을 때)
	R	반려 (결재 권한 있을 때)
	Ctrl + E	문서 수정 (권한 있을 때)
	ESC	모달 닫기

📋 10. 버전 정보

현재 버전: v1.0.0

릴리즈 날짜: 2025-05-28

주요 변경사항

• • 전자결재 시스템 최초 릴리즈
• • 기본 결재 기능 구현
• • 지출결의서 전용 기능
• • 부서 관리 시스템
• • 인코딩 문제 해결

라이선스 및 저작권

기술 지원